1、歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

2、歸檔文件的整理單位。

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件 ，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

3、整理原則

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4、質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

4.2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5 整理方法

5.1 裝訂

　　歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

5.2 分類(lèi)

　　歸檔文件可以采用年度――機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）――保管期限或保管期限――年度――機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。

5.2.1 按年度分類(lèi)

　　將文件按其形成年度分類(lèi)。

5.2.2 按保管期限分類(lèi)

　　將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。

5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)

　　將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）。

5.3 排列

　　歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號(hào)

　　歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。（見(jiàn)圖A1。圖示中“＊”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同）。

5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。

5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)或代碼。

5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。

　　件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從"1"開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。

5.4.5 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：作為分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

5.5 編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

5.5.1.1 件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。

5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"［ ］"號(hào)。

5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。

5.5.1.6 頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

5.5.1.7 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。

5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A3）。其中全宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

5.6 裝盒

　　將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

5.6.1 檔案盒

5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見(jiàn)圖A4(a)）。

5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一 件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

5.6.2 備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期（見(jiàn)圖A5）。

5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。

5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。